Rittenregistratie

Gebruik een rittenregistratie die voldoet aan de eisen van de belastingdienst

Bedrijfsvoertuigen zijn belangrijke bedrijfsmiddelen en kunnen een waardevol voordeel voor werknemers zijn. Maar er zijn ook fiscale en financiële gevolgen die u als werkgever niet mag vergeten. Wanneer werkgevers kunnen aantonen dat een bedrijfsauto niet privé wordt gebruikt, kunnen ze fiscale risico’s inperken en mogelijk veel geld besparen.

Werknemers die een auto van de zaak in principe alleen zakelijk gebruiken, kunnen eveneens geld besparen. De kilometerregistratie met behulp van WEBFLEET Logbook kan hierbij uitstekend als ondersteuning dienen.

 

Registreren en besparen

Met behulp van elektronische rittenregistratie en enkele extra controlemaatregelen kunnen bedrijven en bestuurders:

  • Aantonen dat een bedrijfsvoertuig voornamelijk voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt
  • Besparen op belastingen
  • Eenvoudig en automatisch rapportages aanmaken
  • Voldoen aan wetgeving

Het privégebruik van een bedrijfsauto wordt door de Nederlandse belastingdienst gezien als ‘loon in natura’, wat betekent dat het voordeel als onderdeel van het salaris van de werknemer wordt belast. ‘Privégebruik’ wordt gezien als het aantal kilometers dat een werknemer rijdt voor redenen die niet aan zijn/haar werk zijn gerelateerd. Ritten van thuis naar werk en terug (woon-werkverkeer) worden voor de inkomstenbelasting gezien als werkgerelateerd.

Om belastingheffing op een bedrijfsauto te voorkomen, moet een bestuurder aantonen dat hij/zij het voertuig niet voor persoonlijke doeleinden gebruikt. Om het aantal privé gereden kilometers aan te tonen, wordt er meestal een rittenregistratie gebruikt om uw kilometers bij te houden en zo te berekenen hoeveel voordeel van het bedrijfsvoertuig bij de inkomstenbelasting van een werknemer moet worden opgeteld. De ritregistratie moet zeer uitgebreid en gedetailleerd zijn, en worden ondersteund door documenten zoals bonnetjes van de benzinepomp, rekeningen van de garage of vergaderingen in de agenda.

Daarnaast kunt u met een sluitende rittenregistratie ook een besparing op de omzetbelasting (BTW) worden gerealiseerd.

Hoewel een notitieblok en pen misschien een voor de hand liggende oplossing lijken voor het vastleggen van het aantal gereden kilometers, weten mensen die op die manier hebben gewerkt hoeveel papierwerk dat oplevert en hoeveel menselijke fouten er kunnen worden gemaakt.

Meer dan de helft van de bestuurders van een bedrijfsauto die een handmatige methode gebruikt, besteedt meer dan twee uur per maand aan het registreren en indienen van rittenregistraties.2

2 TomTom Telematics-onderzoek 

Het is tijd voor een digitale rittenregistratie

Deze administratieve last kan worden verlicht met WEBFLEET Logbook. Wanneer u een verbonden apparaat in uw voertuig hebt, registreert TomTom Telematics de ritgegevens automatisch. Met de gemakkelijk te gebruiken app van WEBFLEET Logbook kunnen bestuurders belangrijke informatie over hun geregistreerde rit bekijken en toevoegen, zoals:

  • Type rit (zakelijk of privé)
  • Reden van de reis
  • Datums, locaties, bezochte klanten
  • Afgelegde kilometers
  • Zakelijke contactpersonen3
  • Opmerkingen

WEBFLEET maakt automatisch een rittenregistratierapport, dat op een computer kan worden gedownload of via e-mail vanuit de Logbook App kan worden verzonden. Aan het einde van elk fiscaal jaar kunnen bestuurders het Logbook-rapport verstrekt door WEBFLEET gebruiken om gemakkelijk op belastingen te besparen.

3 Kan worden geïmporteerd vanuit de agenda op de smartphone van de bestuurder

Waarom elektronisch?

Een elektronische ritregistratie is een geweldig hulpmiddel voor bestuurders en hun werkgever aangezien ze sneller betrouwbaar bewijs van hun (zakelijke) ritten kunnen verzamelen, en de potentiële belastingbesparingen kunnen maximaliseren.

WEBFLEET® is voorzien van een functionaliteit voor een geautomatiseerd rittenregistratie en de Logbook-app:

  • Toon de exacte mate van zakelijk en privégebruik van uw auto aan.
  • Voldoe aan alle wettelijke vereisten in Nederland en bespaar gelijktijdig op tijdrovende administratieve taken.
  • Bestuurders hebben 24/7 toegang via smartphone, computer of een TomTom PRO Driver Terminal3. Bestuurders kunnen tijd besparen met gebruikersvriendelijke functies zoals automatische suggestie van het rittype.
  • Met WEBFLEET kunnen werkgevers of de ondernemingsraad verschillende niveaus van privéritten selecteren: transparant, verborgen en geblokkeerd.
  • U kunt kiezen uit verschillende hardwareopties: LINK 201 is gemakkelijk te installeren met de OBD II-poort en tevens gemakkelijk te verwijderen, terwijl LINK 410- en LINK 510-hardware niet gemakkelijk door de bestuurder kunnen worden verwijderd.
  • De tools die zijn opgenomen in WEBFLEET LITE en de rittenregistratiefuncties aanvullen, maken het de juiste oplossing voor het midden- en kleinbedrijf en privébestuurders: het systeem bevat een real-time voertuigvolgsysteem, zichtbare tracering, directe waarschuwingen en basisritrapporten.

Dankzij extra tools die verkrijgbaar zijn, zoals aanvullingen op de basisversie van WEBFLEET LITE, evenals de geschiktheid voor middelgrote en grote wagenparken, is WEBFLEET de beste fleet management-oplossing in zijn klasse. Het beschikt onder andere over: functies voor bestuurders en wagenparkbeheerders, OptiDrive 360, berichtenverkeer, onderhoud, uitgebreide rapportages, orderbeheer, PRO Driver Terminals, verbinding met tachograaf en .connect.

3 Toegang tot Trip Log is niet mogelijk via de PRO 2020 Driver Terminal

Meer dan compleet!
  • Specialist in maatwerk en innovatie
  • Van ZZP'er tot multinationals
  • Voor het totaal ontzorgen van uw wagenpark
  • Alles onder 1 dak voor een complete bedrijfswageninrichting
  • Eigen haal en breng service met onze vrachtwagen
Offerte aanvragen Ons team
(c) copyright van De Zaag | Disclaimer | Links | Sitemap | Algemene voorwaarden | Website door: DORST communicatie